パソコンのセットアップとは？手順や注意についても解説

パソコンのセットアップとは、届いた機器を「そのまま業務で使える状態」に整えるまでの一連の作業のことです。箱を開けて配線するところから、OSの初期設定、業務ソフトの導入までを含みます。よく似た言葉である「初期設定」はセットアップの一部、「キッティング」はセットアップを含んだより広い業務を指します。

ただし、言葉の定義を知るだけでは、実際のセットアップ作業を進めることはできません。この記事では、従業員に配布するパソコンの準備方法や、具体的なセットアップ手順を解説します。

パソコンのセットアップとは？

パソコンのセットアップとは、購入または調達したパソコンを、利用者がそのまま使える状態にするまでの準備作業全体を指す言葉です。

物理的な設置・配線から、OSの初期設定、必要なソフトウェアの導入までが含まれます。

法人パソコンのセットアップ 3ステップ

セットアップの中身は、大きく3つのステップに分けられます。

1. 物理設置・配線

パソコン本体を開梱し、設置場所に置き、電源ケーブル・モニター・キーボード・マウス・ネットワークケーブルなどをつなぐ工程です。

2. OSの初期設定

電源を入れると自動的に始まる設定画面に沿って、言語・地域・キーボード・ネットワーク接続・ユーザーアカウント・サインイン方法などを決めていく工程です。

3. 業務環境の導入

OSが立ち上がった後に、業務で使うソフトウェアをインストールし、プリンターや社内ネットワークにつなぎ、実際に仕事が始められる状態まで持っていく工程です。

この3つが揃って、はじめて「セットアップが終わった」と言えます。OSの初期設定までで手を止めると、利用者の側で「メールが見られない」「印刷できない」といった問い合わせが発生しやすくなります。

法人パソコンのセットアップ 3つの追加ステップ

会社のパソコンのセットアップは、自宅のパソコンのセットアップと同じではありません。

同じ「電源を入れて画面の指示に従う」作業に見えても、法人には主に次の3つの要素が上乗せされます。

1. セキュリティ対策

会社のセキュリティルールを全台に適用する設定をします。

2. パソコンの管理

会社の管理システムの配下に入れる作業を行います。

3. 資産台帳への記録

資産を適切に管理するために、IT資産管理台帳に登録します。

これらの作業を行っていないと、そのパソコンは会社にとって、どこにあるかわからない、誰が使用しているかもわからない、管理ができていない状態になってしまいます。

セットアップとキッティングの違い

セットアップに似た言葉で、キッティングがあります。社外の事業者とのやり取りや、社内でのコミュニケーションでは、認識のずれが起こりやすい言葉なので、確認しておきましょう。

• セットアップ：パソコンを利用できる状態にするための基本的な準備作業
• キッティング：業務利用に必要な設定やソフトウェアの導入、セキュリティ設定、資産管理などをまとめて行う作業

セットアップは、パソコンの設置・配線からOSの初期設定、必要なソフトウェアの導入まで、利用者がパソコンを使える状態に整える作業を表します。

一方、キッティングは、セットアップに加えて、企業の運用ルールに沿ったセキュリティ設定や端末管理、資産管理などを行う作業です。複数台を導入する場合には、端末ごとの設定内容を一定の基準に揃えることも、キッティングの重要な目的になります。

複数台のパソコンをキッティングする際に、設定内容を一定の基準に揃える主な理由は、以下の2つです。

1. セキュリティ

端末ごとに設定内容が異なると、未適用の更新プログラムや暗号化漏れを管理部門が把握しにくくなります。標準設定を定め、配布前のチェック結果を台帳に残す運用が必要です。

2. サポート効率

全台の環境が同じであれば、トラブルが発生した際も対応しやすくなります。端末ごとにせ設定が異なると、トラブル対応の効率が悪くなるため、キッティングによって設定内容を揃えることが重要です。

法人パソコンのセットアップ 5ステップ

法人パソコンのセットアップでは、パソコンを起動できるようにするだけでなく、セキュリティや端末管理、資産管理まで含めて準備する必要があります。

作業内容を一つずつ時系列で並べると全体像が分かりにくくなるため、ここではセットアップを次の5段階に分けて解説します。

1. 状態の確認
2. 基盤設定
3. セキュリティ設定
4. 業務関連ソフトの導入
5. 動作チェック

1. 状態の確認

最初に、届いたパソコンが注文内容と一致しているか、問題なく使用できる状態かを確認します。

箱を開け、本体、ACアダプター、保証書、付属品などが揃っているかを確認しましょう。本体に傷やへこみがある場合や、注文した機種・スペックと異なる場合は、後から状況を説明できるように写真を残しておきます。

電源を入れ、画面やキーボードなどに明らかな不具合がないかも確認します。初期不良が見つかった場合は、設定作業を進める前に購入元やレンタル事業者へ連絡する必要があります。

また、複数台を導入する場合は、この段階で管理番号を割り当てておくと、その後の作業状況を管理しやすくなります。

レンタルパソコンの場合は、自社所有の端末と区別できるように、レンタル会社名、契約番号、利用期間、返却予定日なども記録しておきましょう。

2. 基盤の設定

受け入れ確認が終わったら、会社のパソコンとして管理・利用するための基盤を整えます。

まず、OSの設定画面に沿って、言語、地域、キーボードレイアウト、ネットワーク接続などを設定します。セットアップ中はOSの更新プログラムやソフトウェアをダウンロードするため、可能であれば安定した有線ネットワークを利用するとよいでしょう。

その後、会社が使用しているアカウント管理や端末管理の環境にパソコンを参加させます。

組織アカウントや端末管理システムへの登録を利用者への配布後に行うと、パソコンを回収したり、従業員に追加の操作を依頼したりしなければなりません。管理に必要な設定は、できる限り配布前に完了させておきましょう。

3. セキュリティ設定

会社のネットワークや業務データへアクセスさせる前に、必要なセキュリティ設定を適用します。

法人パソコンでは、1台の設定漏れが会社全体のセキュリティリスクにつながる可能性があります。担当者の判断で設定内容を変えるのではなく、社内で定めた標準設定をすべての端末に適用することが重要です。

実施する主なセキュリティ対策には、次のようなものがあります。

• OSの更新プログラムの適用
• ウイルス対策・EDR製品の導入
• セキュリティ定義ファイルの更新
• ストレージの暗号化
• ファイアウォールの有効化
• パスワード・認証方法の設定
• 一般利用者の管理者権限の制限
• USBメモリなど外部媒体の利用制御
• 不要なアプリケーションや機能の無効化

ストレージの暗号化は、パソコンを紛失した場合や盗難に遭った場合の情報漏えい対策になります。ただし、暗号化を有効にするだけでなく、復旧に必要な回復キーを会社側で適切に保管しておかなければなりません。

また、管理者権限を従業員に付与すると、許可されていないソフトウェアのインストールや設定変更が行われる可能性があります。業務上必要な場合を除き、通常利用するアカウントは一般ユーザー権限にすることを検討しましょう。

4. 業務関連ソフトの導入

セキュリティを確保したら、従業員が実際に仕事を始められる環境を構築します。

オフィスソフトやメールだけでなく、社内システム、Web会議ツール、部門固有のアプリケーションなど、担当する業務に応じたソフトウェアを導入します。

インストールするソフトウェアは、「全社員共通」「部署別」「役職・業務別」に分けてリスト化しておくと、端末ごとの作業内容を整理しやすくなります。

また、ソフトウェアをインストールしただけでは、セットアップが完了したとはいえません。ライセンス認証が完了しているか、利用者のアカウントでログインできるか、必要なデータや社内システムへアクセスできるかまで確認する必要があります。

ライセンスについては、次の情報を記録しておくと管理しやすくなります。

5. 動作チェック

すべての設定が完了したら、従業員へ渡してよい状態かを最終確認します。

設定画面を見ただけで完了と判断するのではなく、実際の利用場面を想定して動作させることが重要です。

特にWeb会議を利用する従業員には、カメラやマイクの認識だけでなく、実際にテスト通話を行って音声が正常に入出力されるか確認しておくと安心です。

動作確認が終わったら、資産管理台帳の情報を更新します。

台帳には、端末の基本情報だけでなく、利用者、所属部署、設置場所、貸与日なども登録します。レンタルパソコンの場合は、契約期間や返却予定日も記載し、返却期限を管理できるようにしておきましょう。

最後に、利用者へ端末を渡し、初回ログイン方法や問い合わせ先、禁止事項などを案内します。

初期パスワードを設定している場合は、安全な方法で利用者に伝え、初回ログイン時に変更してもらいましょう。

法人パソコンのセットアップで注意したいこと

法人パソコンのセットアップでは、法人特有の作業もあるため、思わぬ失敗をしてしまうこともあります。事前に確認のうえで、後からトラブルにならないように注意しておきましょう。

ウイルス対策・更新プログラムの適用漏れ

設定するパソコンの台数が多いと、ウイルス対策ソフトの導入や、更新プログラムの適用を忘れてしまうことがあります。特に、セキュリティ対策ソフトは、インストールや設定に時間が掛かるケースもあり、後回しにしてしまうことも。

一方で、必要なセキュリティ対策がて適用されていないことで、発生する問題は甚大なものになりやすいです。台数が多いことによる設定漏れなどがないように十分に注意しましょう。

セットアップを従業員任せにして設定が揃わない

情報システム部門の手が足りないときには、従業員各自で設定するという運用にしたいと考えるかもしれません。

マニュアルを見れば、設定自体は可能かもしれませんが、従業員の方が設定を間違ってしまう、業務優先で特定の設定をスキップしてしまう、といった事態が発生し、各自のパソコンで設定が異なる状態になってしまうリスクもあります。

台数が多いと手間が掛かりますが、従業員各自に設定を任せずに、導入時のセットアップやキッティングは、情報システム部門など、端末を一元管理できる担当者が実施するのがよいでしょう。

資産台帳への登録漏れ

資産台帳への登録漏れにより、設定済みのパソコンが何台あり、誰が使用しているのか分からない状態になってしまいます。

この状態で困るのが、リプレイスです。現状、パソコンが何台あり、誰が使っているかを管理していないと、正確なリプレイス計画が立てられません。

また、資産管理の状況によっては、内部監査や会計監査などで管理上の不備を指摘される可能性もあります。

パソコンのセットアップ・キッティングが手間に感じるならレンタルもおすすめ

パソコンのセットアップについて、ここまでご紹介してきました。

1台だけであれば自社で対応しやすいものの、多くのパソコンをセットアップ・キッティングする場合は、手間の掛かる作業になります。

新規購入であれば、自社で対応することもあるかと思いますが、キッティングに対応したパソコンレンタルサービスを利用すれば、必要な設定を済ませた状態でパソコンを受け取ることも可能です。

自社で行う設定作業を減らせるため、パソコン管理担当者の負担軽減につながります。

レンタルマーケットでは法人向けのパソコンレンタルサービスを提供しております。

キッティング代行についてもご相談いただけます。ご利用目的や必要な設定、台数などを伺い、適したパソコンと運用方法をご提案します。