展示会用スマートフォン300台の運用をアウトソース。 「任せてよかった！」柔軟な対応と安心感

展示会用スマホのレンタル利用から始まり、現在は端末管理とキッティングを委託

――展示会DXツールとして注目されている「AiMeet」の特徴を教えてください。

「AiMeet」はセンサーやIoT技術を活用した非接触型の情報受け渡しサービスです。「AiMeet」を導入すれば、展示会の出展者が来訪者の入場証のQRコードをスキャンして来訪者情報を管理したり、来訪者が出展ブースに設置されたQRコードをスキャンして出展者資料の閲覧やダウンロードができます。

従来はこうした情報の受け渡しは名刺やチラシなどの紙が担ってきましたが、「AiMeet」を導入すると紙が不要になるためペーパーレスを実現できます。導入コストも以前はNFC（近距離無線通信）タグなどが必要でコストがかさみましたが、「AiMeet」はスマートフォンにアプリをインストールするだけで使えるので低額で済みます。

――レンタルマーケットと付き合いが始まったきっかけは何ですか？

「たま工業交流展」の出展ブースで隣同士になったことです。当初は展示会で必要なスマートフォンが自社の在庫だけだと不足する場合にレンタルしていました。その後、レンタルマーケットの営業担当者に在庫管理やキッティングを自社で行うのが大変だと相談すると、親身に相談に乗ってくれ、さらにソリューションを積極的に提案してくれたので委託することに切り替えました。

手間もリスクも伴うキッティング作業を委託“任せる”ことで本業に集中できた

――レンタルマーケットへの委託内容を教えてください。

現在は、当社が所有する「iPhone」や「arrows」など約300台のスマートフォンをレンタルマーケットの倉庫で管理してもらい、展示会の開催前になると端末確認やキッティングしてもらった後に展示会場に配送してもらっています。前述の通り、それまではこれらの作業をオフィスで社員がしていましたが、端末の管理やキッティング作業には広いスペースが必要で、オフィスの有効活用が難しくなっていました。さらに、短期間で大量の端末を処理する必要があり、負荷が非常に大きかったのです。

――具体的なキッティングの作業内容は？

まず、展示会の開催前に必要台数分の端末の充電状態や通信状態を確認し、問題ないことを確認できた端末に来場者が「AiMeet」をすぐ使えるようにキッティングして発送します。展示会の終了後は返却された端末に個人情報や展示会で撮影した写真などのデータが残っている場合は全て消去する必要があります。こうした作業をプロではない私たちが行うと膨大な時間がかかっていました。また返却端末のデータ消去作業ミスによる情報漏洩などの懸念もありました。

私は経営者として技術研究やサービス開発などのコア業務に人的資源を集中し、それ以外の業務は然るべきプロフェッショナルに極力任せるべきだと考えています。当初、外注することに社内で反対する声もありましたが、私はレンタルマーケットがプロフェッショナルなパートナーであると信頼して委託することにしました。

信頼して任せた先にあったのは、一緒に改善していける関係性

――レンタルマーケットに委託した感想は？

結論から言うとプロフェッショナルに任せて正解でした。例えば、返却端末のデータ消去作業においてチェックシートの活用や、作業者以外のスタッフが消去状況を確認するダブルチェック、作業終了後のチェックシートの廃棄まで情報漏洩を防ぐ対策が徹底されておりスムーズで感心しました。

業務フローの改善を一緒に検討してくれる姿勢が素晴らしいです。一例を挙げるとスマートフォンの配送方法です。当初はスマートフォンを個別に包装し、さらにそれらをまとめて包装して展示会場に配送していました。しかし、この方法では、二重包装によって荷物がかさばり、展示会場では当社スタッフが一つずつ包装を開ける必要があり、手間が増えてしまっていました。

そこでレンタルマーケットのキッティング担当者と協議を重ねて、レンタルマーケットの倉庫から出荷する際の個別包装をやめて一括配送し、展示会場にいる当社のスタッフが出展者別の包装を行うようフローを改善しました。その結果、倉庫から出荷する際の荷量が減り、さらに当社のスタッフおよびレンタルマーケットの双方の業務が効率化できました。

煩雑で地道な業務をミスなく確実に任せられるパートナー

――レンタルマーケットのパートナーとしての魅力は？

柔軟性が高いことですね。話が遡りますが、端末管理とキッティングの委託を検討する際、他のレンタル会社にも相談しました。しかし、多くの会社が「当社のルールではそのようなフローは構築できない」「フローを一旦決定したらすぐに変更できない」など柔軟性に欠け、当社が望むフローを構築できるような感じでなく、レンタルマーケットを選んで正解でした。そして実際に委託し、キッティング作業という煩雑で地道な業務をミスなく確実に任せられるため、私たちのビジネスを成長させる上で欠かせないパートナーだと思います。

――今後、新たに取り組みたいチャレンジはありますか？

展示会運営の現場では、よりスムーズで個別最適な対応が求められる場面も増えてきています。そうしたニーズにどう応えていくかは、私たちにとってもこれから取り組みたいチャレンジのひとつです。
今後は、レンタルマーケットと一緒に現場の声を反映しながら、運用フローをさらに進化させていけたらと考えています。

私はレンタルマーケットとはプロフェッショナルなパートナーとして長期的な関係を築きたいと考えています。そのためには、お客様はもちろん、当社とレンタルマーケットのどちらかが犠牲になるようなフローだと長続きしません。今後も「三方良し」のフローを構築するために双方が知恵を出し合って議論するなどしてパートナーシップを高めていきたいです。今後も引き続きよろしくお願いいたします。