iPadをレンタルしてイベント運営業務のDXに挑戦。レンタルマーケットと伴走して実現したペーパーレス化

イベント運営業務のDXを目指し、iPadのレンタルを検討

――遠山様の部署が手がけるイベントの種類や運営方法の特徴などを教えてください。

私が部長を務めるイベントプロモーション5部では、主に産業や医療分野における大規模なイベントやフォーラムの企画や運営などを手がけています。イベントの運営が強みで、具体的な活動としては会場や必要な資材の手配、スタッフのアサインや教育、会場設営やイベントの運営などを行っています。

私の部が担当するイベントの中で、特に規模が大きいのが東京都心で複数の会場に渡って開催される医療関係従事者向けのイベントであり、来場者数は総勢1万人にも上ります。
このような大規模イベントの運営においては、当社の5～6名のリーダーがセクションを統括し、300人近くに上る運営スタッフをマネジメントします。

リーダーや中核となるスタッフがイベント運営時に携行する書類の量は膨大です。会場の図面、講演者の名簿、講演スケジュールなど多い場合は20種類もの書類を携行します。書類が多いと持ち運びが重く、必要な書類を探すのも大変なため、iPadを活用したペーパーレス化を検討しました。

課題に寄り添い、一緒に最適解を探してくれる存在

――ペーパーレス化の検討過程と、レンタルマーケットと付き合いが始まった経緯についてお聞かせいただけますか？

iPadがレンタルできるお付き合いのあるレンタル会社もありましたが、そちらは必要な商材をカタログから選んで発注するだけの形だったので、運営のオペレーションや細かい不安点を気軽に相談するのが難しい面がありました。

ちょうどその頃、社内の別のイベント担当者から紹介されたのがレンタルマーケットです。

レンタルマーケットの営業担当者とは、対面で気軽に相談をすることができ、私たちの運営現場の状況や、ペーパーレス化を実現するための課題を一緒に考えてくれたのがとてもありがたかったです。

初めての試みでしたので、導入したい台数や期間だけでなく、「紛失対策をどうするか」「メモをしたい人はどうするか」「長時間持ち歩く事ができるのか」といった細かな部分まで一緒に検討してくれました。

こうした相談ができるパートナーができたことで、課題が多かったペーパーレス化も、実現への道筋が見えましたし、現場で安心して運用できるという自信につながりました。

レンタルマーケットとの共同作業でペーパーレス化を実現

――課題山積の中、ペーパーレス化をどうやって実現したのでしょうか？

レンタルマーケットの営業担当者は、親身になって相談に乗ってくれ、解決するためのアイデアやソリューションを提案してくれました。

具体的には、使い勝手が良い手書きメモのアプリケーションを特別にインストールしてもらったり、iPadを万一紛失した際に探せる機能をあらかじめ設定してもらったりするなどです。さらに長時間携行しても疲れにくいショルダーベルト付きタブレットケースや、メモを取りやすいようにするApple pencilなどの備品の手配、ナンバリングや返却の方法などオペレーションの細かな部分にまで及びました。

私たちとレンタルマーケットの共同作業で様々な工夫を凝らした結果、ペーパーレス化を実現できました。導入した効果は多くあり、まずは必要な資料を探すのが格段に早くなりました。さらに画面上で資料の見たい箇所を素早く拡大して見ることができたり、ブリーフィング時の情報共有するスピードや正確性が高まったりしたことも良かったですね

“相談できるパートナー”が提案の幅を広げてくれる

――ペーパーレス化を実現した反響や、今後の抱負を教えてください。

レンタルマーケットの営業担当者と対話を重ねて緻密なオペレーションを構築したおかげもあって、運営時にトラブルらしいトラブルは起こらず、イベントは大盛況のうちに終了しました。

イベント主催者であるクライアントから評価されたのはもちろん、イベントを見に来た社内の他のイベント担当者からも「次は私たちも導入を検討したい」という声も多く挙がるなど、社内の反響も大きくて嬉しかったです。

レンタルマーケットのように、一歩踏み込んで課題解決を一緒に考えてくれるパートナーと組めることは、私たち自身のサービス力向上にもつながると感じています。

当社もイベント会社としてバリューアップするためには強みの運営力に加えて、新たな付加価値を提案することが求められています。DXによるイベント運営の効率化や来場者の利便性向上はその大きな柱の１つで、今後も当社がバリューアップするためにレンタルマーケットとお付き合いを続けていきたいですね。

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