地方支社の社員教育も安心!オンライン研修(リモート研修)の質を向上させる3つの方法

働き方の多様性を問われる現在において、オンライン研修を取り入れる企業は珍しくなくなりました。
新型コロナウイルスの感染予防対策を考えた場合、地方支社の社員が都会の本社に足を運ぶのはリスクが伴いますが、オンライン研修ならそのリスクを回避できます。
しかし、「本社で研修を受ける新入社員と、地方でオンライン研修を受ける社員に能力差が生まれるのでは?」と心配する声もあがっています。
そこで今回は、地方支社の社員教育を安心して行える受講環境のつくり方や、オンライン研修の質を向上させる3つの方法を詳しくご紹介していきます。
「新入社員にできるだけ平等な教育を行いたい」「教育の地域格差をなくしたい」という教育担当者は、ぜひ参考にしてください。
地方支社の社員教育も安心のオンライン研修(リモート研修)とは?
オンライン研修は、受講者がパソコンやスマートフォンを使って、場所を選ばずにオンラインで参加できる研修の形式です。
コロナ禍においては人と人との接触を避けられるという大きなメリットがあり、積極的に導入する企業が増加しています。
地方支社の社員に向けたオンライン研修は、本社の社員との能力に差を生み出さないための対策にもなっています。
eラーニングとオンライン研修の違い
インターネットに掲載されている教材を使ったeラーニングと、オンライン研修を比較した場合、社員の知識やスキルを養うという本質に違いはありません。
異なる部分をあげるとすれば、eラーニングは予め記録された教材から学ぶアーカイブ型が主流であり、オンライン研修はWeb会議ツールを活用したリアルタイム講義が主流であることです。
ただし、どちらの教育の形式もアーカイブ式とリアルタイム講義の両方が行われることはあります。
研修中のグループディスカッションにより適しているのがオンライン研修であり、双方向性の実践的な社員教育も実現します。
地方勤務の社員に対してオンライン研修(リモート研修)を行う場合の懸念点
実際に地方勤務の社員を対象としてオンライン研修を実施する場合、いくつかの懸念点があります。
- 本社と地方支社の教育の質に差は出ないのか?
- 円滑なコミュニケーションを図れるのか?
- 受講者の集中力は持つのか?
- 企業の大事な情報が漏洩する心配はないか?
- 動画や会議ツールを使った室の高い研修を実施できるのか?
- オンライン研修用パソコンのスペックはどうすればいいのか?
- 受講者側のインフラ環境は整っているのか?
本社で行う集合対面式研修と、地方で行うオンライン研修を比較した場合、最も懸念されるのが教育の質の差です。
オンライン研修は、集合対面式研修よりも受講者の集中力が欠けやすいといわれており、通常とは異なる教育プランを組むなどの対策が必要です。
また、受講者側のインターネット通信環境が整っていることが前提となります。加えて、ソフトウェアやwebカメラを使った研修を問題なく受けられるかどうかも配慮する必要あり。
一定水準を満たしたスペックのオンライン研修用パソコンを受講者に配給するなど、企画・準備の段階から運営側には大きな負担がかかるでしょう。
地方支社でも安心してオンライン研修(リモート研修)を実施できる受講環境づくり
前項で挙げたオンライン研修を地方支社で行う場合の懸念点ですが、どうやって解消すればいいか悩んでいる方も多いと思います。
まずは、受講者側のITインフラ環境を整え、必要なパソコンのスペックや周辺機器を選定しなければなりません。
受講環境づくりでポイントになる項目をそれぞれわかりやすくご説明していきます。
ITインフラ環境を整える
安心で快適なオンライン研修には、通信速度が速い光回線の有線LAN接続がおすすめです。
無線LAN接続の場合は、セキュリティに十分配慮しなければなりません。
安心してオンライン研修を実施するには、情報漏洩を防止できるVPNなどを使用することをおすすめします。VPNとは、インターネット通信で仮想の専用回線を用いて、より安全な通信が行える技術です。
アクセス時の認証機能やデータの暗号化もVPNに備わっているため、機密情報の漏洩を防止したい場合にはVPNを導入しましょう。
VPNを導入しない場合、受講者側に指定したWi-Fi環境でかならず受講するなどのルールを決めておきましょう。
地方支社で複数名が集まってオンライン研修を行う場合には、Wi-Fiの同時接続数にくれぐれも注意しなければなりません。Wi-Fiルーターの同時接続可能数はかならずチェックして、できるだけ接続枠に余裕がある状態で設置しましょう。
パソコンのスペックの選定
オンライン研修はインターネットを介してオンラインで行われます。そのため、運営側だけではなく、受講者側にも一定水準以上のパソコンのスペックが要求されます。
Windowsの場合、OSは「Windows 10以降」を選び、CPUは最低でもCore i5以上ほしいところです。なぜなら、オンライン研修にはWeb会議ツールを用いることが多く、Core i4以下になると動作が重くなるリスクが生じるからです。
メモリに関しては、資料やソフトウェアなど複数のツールを同時に使用することを考えた場合に、「8GB以上」が推奨されます。動画の編集をする場合には「16GB以上」を選ぶと快適に作業ができます。
ストレージは、最低でもHDD320GB以上を選ぶようにしましょう。多くのソフトウェアを同時に使用する場合は、作業効率が向上するSSD搭載モデルが推奨されます。
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必要な周辺機器の選定
Web会議ツールを用いたオンライン研修用パソコンには、Webカメラとマイクが必要不可欠です。
受講者のパソコンにWebカメラとマイクが備わっていない場合、必要な機器を配給するか、Webカメラとマイク搭載モデルのパソコンを配給するかを選ばなければなりません。
また、地方支社と本社を繋いだオンライン研修を行う場合、複数名で研修の音声を共有できる会議用スピーカーがあると便利です。
オンライン研修用の周辺機器の調達は、低コストでレンタルできるパソコンレンタルサービスを活用することをおすすめします。
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地方支社のオンライン研修(リモート研修)の質を向上させる3つの方法
オンライン研修に必要な環境を整えたあとは、教育コンテンツの見直しやITツールの選定を行いましょう。
現場ではなくオンラインで実施されるオンライン研修は、参加するだけの中身のない研修にならないよう工夫しなければなりません。
具体的にどのような方法で、オンライン研修の質を向上させられるかをご紹介していきます。
短時間集中型の講義にする
一般的な集合対面式研修の場合、90分〜120分程度の講義で構成された教育プランを半日〜1日をかけて行われます。
同じ内容をオンライン研修で実施した場合、受講者の集中力が切れるリスクが高まってしまうため注意しなければなりません。
地方支社のオンライン研修を集合対面式研修と同じクオリティに近づけるには、短時間集中型の講義にすることがおすすめされます。
1回の講義の時間を45分〜60分以内に収め、講義が終わる度に離席してもいい休憩時間を10分〜15分程度設けましょう。また、1日の研修時間は長くても5時間以内に収めることで集中力を持続させられます。
短時間集中型の講義はテンポよく進行するため、ついてこられない受講者がいるかどうかを、アンケートやチャットを活用して確認するようにしましょう。
Web会議ツールを選定する
多くの企業で導入されているWeb会議ツールですが、サービスの多様化が進んでいます。
導入率が高く、スタンダードなツールとされているのが、音声がクリアでWeb会議参加者の声を聴き取りやすい「Zoom」です。Zoomには、ブレークアウトルームというグループディスカッションに適した機能や、フィードバックに役立つアンケート機能やコメント機能も備わっています。
セキュリティ面で信頼性の高いツールを選びたい場合は、コンピュータ・ネットワーク製品の製造・販売を行う世界的に有名なシスコシステムズ社の「Cisco Webex 」がおすすめです。操作性がZoomと似ているため、Zoomのサブとして利用する場合やCisco Webexに切り替える場合にも便利です。
また、Microsoft製品を活用した共同編集ができる「Microsoft Teams」をZoomと併用して利用する企業もみられます。
迷ったときにはデータ量が比較的軽く、高品質の「Zoom」を選びましょう。
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双方向のコミュニケーションを図れる環境をつくる
地方支社で行うオンライン研修は、本社の集合対面式研修よりもどうしてもコミュニケーションを図りづらくなってしまいます。
そこで、双方向のコミュニケーションを実現させるには、Web会議ツールを活用して参加者と講師の顔が見える状態でリアルタイム研修を行う、チャット機能を活用するなどが挙げられます。
Zoomなどでディスカッションを行う場合は、4人以下の人数に設定しましょう。少人数の場合、受講者が会話するタイミングを掴みやすくなり、尚且、参加するだけの形骸化したディカッションを防止することが可能です。
講師側は、傍観する受講者が出ないように常に全体の様子をうかがっておかなければなりません。淡々と研修を進めるのではなく、「〇〇さん、これに対してどのような考えをお持ちですか?」といった質問を挟み、現場で研修を行っているような空気づくりを心がけていきましょう。
まとめ
働き方改革の一環として導入されているオンライン研修ですが、できるかぎり本社と地方支社で教育の質を近づけなければなりません。
まずは、地方支社の社員が快適にオンライン研修を受けられるようにインフラ環境を整えるところからはじめましょう。必要な数のパソコンや周辺機器を調達し、必要なソフトウェアのインストールも行わなければなりません。
オンライン研修の質を向上させるためには、講義時間の見直しや双方向のコミュニケーションを図れる環境づくりも重要です。Web会議ツールを上手く活用して、受講者が能動的に学べる教育コンテンツづくりを目指していきましょう。
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