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商談会・展示会にはIT機器のレンタルがおすすめ!IT機器導入・レンタルの3つのメリットを解説

商談会や展示会は、企業が力を注いできた新商品やサービスを来場者にアピールするための絶好の場であり、新規顧客の獲得や企業ブランドの認知度を高めるなどの将来的な企業の成長が見込める大事なイベントのひとつだといえます。

実際に企業が商談会や展示会に臨む際には、各種の事前準備が必要であり、綿密な営業戦略を練る必要があります。そして、情報通信技術・IT機器開発技術の発展に伴って、近年の商談会・展示会における営業戦略ではIT機器を活用した手法が広く普及するようになってきました。

IT機器を商談会や展示会に導入することの利点は多い一方で、IT機器の調達から現場での環境設定など労力・費用といったコストが大きくなるのも事実です。ですが、”レンタルサービス”を活用することによって、それらのコスト問題を解消することができます。

今回は商談会や展示会にIT機器を導入することで企業が得られるメリット、それらIT機器をレンタルサービスで導入するメリットに関してご説明していこうと思います。ぜひ最後までご覧ください。

目次

  1. 1 商談会・展示会にIT機器を導入することのメリット
    1. 1.1 プレゼンテーションの際に来場者の要望に沿った情報等を活用しやすくなる
    2. 1.2 商談会・展示会後の営業戦略の振り返りを行いやすくなる
    3. 1.3 商品・サービスの情報を更新するにあたってのコストが削減できる
  2. 2 商談会・展示会に使用するIT機器をレンタル導入するメリット
    1. 2.1 IT機器を導入するためのコストを抑えられる
    2. 2.2 IT機器の納品が遅れるリスクが小さい
    3. 2.3 キッティング作業のためのコストをカットできる
  3. 3 まとめ

商談会・展示会にIT機器を導入することのメリット

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冒頭で触れたように、商談会や展示会は自社製品・サービスを来場者にアピールするための絶好の場である一方で、商談会や展示会には自社以外にも数多くの企業が参入してくるため、顧客獲得や企業ブランド向上という観点においては、他の企業が導入していない営業戦略を用いて来場者に効果的なアピールしなければ商談会や展示会の十分な効果を得ることができません。

商談会・展示会におけるIT機器を導入した営業戦略を実行している企業も随分と増えてきましたが、IT機器を用いれば従来の営業戦略では実現することのできなかった営業を行えるようになり、自社のユニークネスやオリジナリティを表現しやすくなります。

上記に加えて、IT機器の導入にはどのようなメリットがあるのかを以下から確認していきましょう。

プレゼンテーションの際に来場者の要望に沿った情報等を活用しやすくなる

商談会や展示会ではスタッフそれぞれの営業スキルを発揮することはもちろん、多様な情報を適切に扱って来場者にとって魅力ある商品・サービスであると認めてもらう必要がありますが、IT機器を用いれば来場者が欲している情報を迅速に提供できるようになります。

商談会や展示会では来場者を相手にして自社の製品・サービスを説明していくことになりますが、実際に現物を目にしながら説明を受けている分、「より詳しく説明を聞いてみたい」と思う内容も来場者それぞれによって多様化しがちです。

それらに対応するためにも出展企業は多様なパンフレット等を用意していることもあるかと思いますが、複数のパンフレットを使っては仕舞って、使っては仕舞って、と繰り返していてはこれが結果的な時間的ロスにつながってしまいます。

”数多くの来場者に説明をするための時間を設ける”とともに、”来場者それぞれが欲している適切な情報を提供する”という2つを実現するうえでも、商談会や展示会へのIT機器の導入がおすすめだといえます。

商談会・展示会後の営業戦略の振り返りを行いやすくなる

商談会や展示会では自社が設けているブースに足を運んでくれた来場者を対象として、商品やサービスに対する感想や、スタッフの対応等に関連したアンケートを実施することが多いかと思いますが、IT機器を活用したアンケートを実施すれば、アンケートの作成から集計、分析までをスピーディーに行えるようになります。

紙媒体のアンケートの場合には、アンケートのための原案を作成し、これをコピーするという作業が必要となり、労力・費用的な面でのコストが膨らんでしまいます。また、集計・分析をするには紙に書かれた情報を再びデータ形式に直して入力する必要があり、これまた労力が膨らむ要因となります。

IT機器を用いたアンケート実施であれば、作成の段階でアンケートのためのテンプレートを利用することができますし、回答に応じた質問内容の分岐等も容易に行うことができます。

また、アンケートへの回答段階から回答内容をデータとして扱っているため、集計のために改めてデータに直す負担もなく、アンケート用アプリ等によっては集計結果のグラフ化や各種の分析などを行ってくれるものもあり、営業戦略の振り返りに大いに役立てることができます。

商品・サービスの情報を更新するにあたってのコストが削減できる

従来のIT機器を用いることのなかった商談会・展示会への出展では紙で配布されていた資料やパンフレットですが、これらは内容が新しくなる度(商品やサービスが新しくなる度)に刷新する必要がありました。しかしながら、IT機器を用いて商品・サービスの説明を行えるようになると、これまでの資料・パンフレット作成に発生していたコストが削減できるようになります。

刷新のためのコストはもちろん、余ってしまった資料・パンフレット等のコストも場合によっては大きくなることがあります。加えて、それらを用意するための人的コストも大きく商談会・展示会への出展という全体で捉えてみても紙を用いた資料・パンフレットはコストが大きくなりがちですが、IT機器であればこれらの問題を解消することができます。

加えて、配布する資料やパンフレットの内容に掲載ミスがあった際にはスタッフ総出で修正を行うということもあるかと思いますが、IT機器の場合であれば展示会中であっても迅速かつ容易に行えるという点も抑えておくべきことといえます。

商談会・展示会に使用するIT機器をレンタル導入するメリット

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IT機器を商談会や展示会で活用するメリットをご理解いただいた次に、ここではそれらのIT機器を”レンタルサービス”を活用して調達するメリットに関してご説明していこうと思います。

調達手段には購入やリースといった方法もありますが、レンタルが(特に、商談会や展示会の状況において)どのように優れているのかを、以下の説明よりご理解いただければと思います。

IT機器を導入するためのコストを抑えられる

商談会や展示会のためにIT機器を活用するとなると、圧倒的に購入よりもレンタルの方がコストを抑えることができます。

基本的に、長期利用を想定すると購入の方がレンタルよりもコスト的に優れるようになるのですが、商談会や展示会のために用いるとなると短期利用がほとんどかと思います。

そして、商談会や展示会に臨む場合、企業によっては半年近くの時間を掛けて準備をすることもあるかと思いますが、IT機器を用いる場面はエンドラインに近づいてきてからだと思いますので、やはり短期利用(長くとも1ヵ月利用)になるかと思います。

例としてパソコンを挙げてみると、1台のパソコンを購入するために安いものでも5万円ほどの費用が発生することになりますが、レンタルであれば1万円/月(レンタルするパソコンのスペックによっては5,000円/月)ほどの費用に抑えることができます。

上記の例は1台のパソコンを想定しましたが、商談会や展示会にIT機器を導入するとなると複数台用いることが一般的かと思いますし、抑えられるコストの額はより大きくなります。また、1ヵ月のレンタル期間を想定しましたが数日のレンタルサービスを提供している業者もあり、そのような場合であればより一層コストを抑えることができるといえます。

IT機器の納品が遅れるリスクが小さい

IT機器等を購入・リースによって調達するとなると、場合によっては納品までに時間を要することになり商談会・展示会に活用できなかったということも起こる可能性がありますが、レンタルサービスであればレンタル業者が在庫を抱えている商品から納品が行われるため納期が遅れることもありません。

近年ではテレワークの普及によってノートパソコンやタブレット等のIT機器のレンタルサービスを展開する業者も増えてきており、商談会や展示会に臨むまでにそれらの機器を調達できないという心配もなくなってきました。

さらにレンタル業者が抱えている在庫に依存してしまうにしても、多様なスペックのIT機器が用意されているため、商談会や展示会での営業戦略に応じた機器を適切に選択できる(業者が適切な機器を選択してくれる)こともメリットのひとつだといえます。

キッティング作業のためのコストをカットできる

商談会や展示会の場だけでIT機器を利用するとなると、営業戦略のために必要となるソフトウェアやアプリケーションのインストール、ライセンス認証、ネットワーク環境の構築など、セットアップのために労力を割かなければいけなくなります。

加えて、商談会や展示会の場で利用するIT機器が1台や2台ほどであれば場合によってはスタッフ自身で行うという選択をすることもあるかと思いますが、使用する機器が多いほど、セットアップのための負担は大きくなります。しかしながら、レンタルサービスを利用すればレンタル業者が予め必要となるセットアップを行ったうえで納品してくれるため、キッティングのためのコストを削減できるようになります。

加えて、レンタル期間終了後の機器の返却に際しては、ハードディスク等に残ったデータはレンタル業者の方で消去作業を行ってもらえるため、情報漏洩のリスクや、情報システム管理者等の負担を増やすこともないというのもメリットだといえます。

まとめ

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商談会や展示会にIT機器(パソコンやタブレット、iPad等)を導入することのメリットと、それらの機器をレンタルサービスを通じて調達することのメリットに関してご説明してきましたが、いかがだったでしょうか?

この記事をきっかけに、自社のユニークネスやオリジナリティをより効果的にアピールする営業戦略を商談会や展示会の場で発揮できるようになってもらえると嬉しく思います。

また、実際にIT機器を調達しようとお考えの際には、ぜひ”レンタルマーケット”にお任せください。

レンタルマーケットでは商談会や展示会の場で活用可能な多種多様なパソコン、タブレット機器のレンタル商品を用意しております。

経験と知識を兼ね備えた技術スタッフが、貴社のお悩みを解決するため全力でサポートいたしますので、まずはお気軽にお問い合わせください。