研修用のパソコンはどうやって調達する？レンタルサービスの魅力と会社選びのコツ
企業や大学で行われる研修では、数十台〜数百台ほどのパソコンが必要になることがあります。
すでに大量のパソコンを所有していれば問題ないのですが、ほとんどの場合で調達しなければなりません。研修用パソコンを調達する方法は多岐にわたるほか、状況によっても適した選択肢が異なります。
それぞれの調達方法を詳しく理解しておかなければ、その企業や大学にとって適切な方法は見えてこないでしょう。
そこで今回は、研修で使うパソコンの調達方法、レンタルサービスのメリットを解説します。最後までご覧になることで、自社にとって適した調達方法・レンタルサービスが見つかるはずです。
研修に使うパソコンを調達する3つの方法
企業や大学で行う研修では、大量のパソコンが必要になる場合があります。また、調達するパソコンは研修内容に合わせる必要もあるため、調達方法に悩む方がとても多いです。
研修に使うパソコンの調達方法としては、主に以下3つが考えられます。これから研修用のパソコンを調達する予定の方は、ぜひ参考にしてみてください。
方法1．所有しているパソコンを使う
すでにパソコンを所有している場合、そのパソコンを研修にそのまま使うという選択肢があります。アプリケーション導入やセキュリティ設定などは必要ですが、導入コストはほとんど発生しません。
また、研修によってはパソコンだけでなく、プロジェクターやモニター、スピーカー、タブレット、なども使用します。それら周辺機器すでにある場合、さらに研修費用を抑えられるでしょう。
ただし、大規模な研修はそれだけ大量のパソコンと周辺機器が必要であるため、研修用にパソコンを所有している企業は多くありません。より理想的な調達方法ですが、実現する可能性は低いと言えます。
さらに、大量のパソコンを研修用に設定する場合、かなりの作業量が必要になることも覚えておきましょう。
方法2．新しくパソコンを購入する
2つ目は、研修用に新しくパソコンを購入する方法です。研修用にパソコンを新調すれば、次回以降の研修でも使用し続けることができます。
同じような研修内容を何度も繰り返す場合に有効となりますが、パソコンの調達時に多額の費用が必要です。研修が大規模になればなるほど、コストも膨れ上がるため、予算を考慮した上で検討しなければなりません。
また、購入したパソコンを保管するスペースも必要になるので、維持コストがかかることを念頭に置いておきましょう。
方法3．レンタルサービスを用いる
パソコンのレンタルサービスを用いるのも1つの手です。レンタルサービスを用いてパソコンを調達すれば、研修費用を安く済ませることができます。
そもそもレンタルサービスとは、状況に合ったパソコンを一時的に貸し出すサービスのことです。研修内容に合わせてパソコンのスペックや機能性を選択すれば、研修に適したパソコンを素早く調達できます。
研修が終わったあとはそのまま返却するため、機器を保管するスペースコストが発生しないほか、余計な手間が一切かかりません。何度も研修を行う場合は費用が高くなる可能性もありますが、研修費用を抑えたいときに有効です。
研修用パソコンの適切な調達方法
ここまで、研修に使うパソコンの調達方法を紹介しましたが、「結局どの方法が自社にとって適切なの？」と思う方もいるでしょう。
本項では、状況に応じた適切な調達方法を解説します。自社にピッタリの調達方法が見つかるはずです。
何度も研修するならパソコンを購入する
今後、何度も同じような研修を予定している場合は、パソコンを新しく購入する方法がおすすめです。一時的に大きなコストが必要ですが、長期的に見ると安上がりで済みます。
また、購入したパソコンは研修だけでなく、別の業務にも流用できるため、「研修中は研修用として使う」「それ以外はプラスαの業務に活かす」といった効率的な利用も考えられます。
とはいえ、パソコンに使用する周辺機器のことも考えると高額になるので、予算と相談しながら検討しましょう。
コストを抑えたいならレンタルする
「コストをできる限り抑えたい」という企業は、レンタルサービスをおすすめします。レンタルサービスであれば数日間だけ借りることも可能であり、ほか方法に比べて研修費用を大幅に抑えられます。
また、レンタルサービスで提供されるパソコンは、基本的に初期設定やセキュリティ設定が完了しているため、従業員の作業コストを削減可能です。
そのほか、レンタル中に機器の破損等のトラブルが起こったとしても、柔軟にサポートしてもらえるという利点もあります。特に「短期間だけパソコンを使いたい」という場合には、レンタルサービスが第一選択肢となるでしょう。
レンタルサービスを利用する3つのメリット
レンタルサービスで得られるメリットは、コストを抑えられるだけではありません。そのほか3つのメリットを解説していきます。
1．大量のパソコンをまとめて用意できる
2．研修内容にパソコンを合わせられる
3．パソコンの周辺機器もレンタルできる
これらメリットを理解した上で、レンタルサービスの利用をご検討ください。以下詳細を1つずつ見ていきましょう。
メリット1．大量のパソコンをまとめて用意できる
1つ目のメリットは、大量のパソコンをまとめて用意できることです。数百台〜数千台クラスの要望でも素早くレンタルできるので、「思わぬトラブルで参加者が増えてしまった」という場合も安心です。
一般的にパソコンをまとめて購入する場合、手元に届くまでかなりの日数が必要です。また、手元に届いてから初期設定をする必要があるため、実際に使用できるまでには数週間〜数ヶ月程度かかってしまいます。
一方、レンタルサービスであれば数百台のパソコンが必要になったとしても、初期設定込みで1週間前後の利用が可能です。もちろん、少数のレンタルにも対応しているため、数名の新人研修などにも活用できます。
→研修向け！到着後すぐにExcelやWordを利用できるノートパソコン＋Officeセット
メリット2．研修内容にパソコンを合わせられる
研修内容にパソコンを合わせられるという利点もあります。レンタルサービスでは、最低限の性能が備わったスタンダードモデル、ワンランク上の作業を可能にするハイスペックモデルといったように、多種多様な機種から自由に選択できます。
研修内容に合わせてパソコンを選択すれば、研修がスムーズに進行するため、成果の最大化に期待ができるでしょう。
研修担当者がパソコンを選んで購入する場合、研修内容に合わせて適した機種を選ぶのは至難の業であり、無駄な時間を要してしまいます。
また、研修内容が変わってもパソコンの性能はそのままであるため、「新しいソフトウェアにスペックが追いつかない」といったトラブルが発生するリスクもあるのです。
レンタルサービスを用いることで、そのような手間やリスクを回避できることから、最近は利用される方が増加傾向にあります。
なお、法人向けレンタルサービスの「レンタルマーケット」では、お客様の状況に合わせてサービスをご提案しております。ほかのレンタルサービスにはない柔軟な対応も可能ですので、ぜひお気軽にご相談くださいませ。
メリット3．パソコンの周辺機器もレンタルできる
3つ目のメリットは、パソコンの周辺機器も一緒にレンタルできることです。研修を行う際は、研修用のパソコンだけでなく、さまざまな周辺機器が必要となります。
レンタルサービスを利用すれば、わざわざ周辺機器を別途購入する必要がないため、余計な手間がかかりません。レンタルできる周辺機器は、具体的に以下のようなものがあげられます。
・スマートフォン
・タブレット（Android端末・iPad）
・プロジェクター
・プリンター
・Webカメラ
・ヘッドセット
・会議用スピーカー
・Pocket Wi-Fi
これら周辺機器を取り揃えることで研修の効率化に繋がるほか、多彩なアプリケーションを活用したリモート研修も可能にします。
→研修・テレワークが快適！Pocket Wi-Fiがセットになったお得なレンタルパソコン
レンタルサービス会社の選び方
レンタルサービスと一言で言っても、そのサービスを提供している会社は多岐にわたります。レンタルサービス会社を選択する際には、以下3つのポイントを確認してみてください。
選び方1．パソコンの在庫数
レンタルサービス会社によってパソコンの在庫数が異なります。在庫数が多ければ研修に合ったパソコンを見つけやすくなるため、選ぶ際に在庫数を確認しましょう。
特に大規模な研修を予定している場合、スムーズにレンタルを完了させるためにも、パソコンの在庫数が重要になります。
選び方2．レンタルの費用
提供会社はレンタルの費用で選ぶこともできます。当然ながら、レンタルサービス会社によってレンタルの費用が異なります。
少数のレンタルであれば大きな差は生まれませんが、数百台クラスのレンタルをする場合は特に確認すべきポイントです。いくつかのレンタルサービス会社を比較した上で、提供会社を選択しましょう。
選び方3．サービスの質
サービスの質で提供会社を選ぶのも1つの手です。担当者の対応力、アフターサービスなど、提供会社によってサービスの質が異なります。
良質なサービスを提供する企業を選択すれば、トラブルなくスムーズにレンタルできるはずです。特に初めてレンタルサービスを利用する場合、サービスの質が非常に重要となります。
まとめ
今回は、研修で使うパソコンの調達方法、レンタルサービスのメリットを解説しました。
研修用パソコンの調達方法は複数あり、状況によって適切な選択肢が異なります。何度も研修する場合は購入、コストを抑えたい場合はレンタルといった選び方が効果的です。
また、レンタルサービス会社も1つではないため、選択する際は本記事で解説したポイントを確認してみてください。自社に適した調達方法・レンタルサービス会社が見つかるはずです。
なお、本サイトを運営している会社も、「レンタルマーケット」というレンタルサービスを提供しております。サービスの質にこだわった運営をしており、「初めてレンタルを利用する」という方に選ばれています。
豊富な専門知識を持った担当者が柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談くださいませ。
